I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Zleceniodawca nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. -Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655), co wynika z art. 3 tej ustawy, a niniejsze zapytanie ofertowe ma na celu wyłonienie Wykonawcy zgodnie z zasadami jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji.
2. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
3. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
II. ZLECENIODAWCA
Bratex Dachy sp. z o.o. s.k. (dawniej Bratex sp. z o.o.)
ul. Drogowców 7
39-200 Dębica
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie oprogramowania b2b Zamówienie obejmuje także przeniesienie przez wykonawcę autorskich praw majątkowych do oprogramowania komputerowego, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia znajduje się w Załączniku nr 2 do Zapytania Ofertowego.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zleceniodawca jest zainteresowany jak najszybszym terminem realizacji przedmiotu zamówienia. Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy zawarty jest w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego.
V. OPIS WARUNKÓW PRZYJĘCIA PRZEZ ZLECAJĄCEGO OFERT ORAZ OPIS
SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
Zleceniodawca podpisze umowę z wykonawcą, który:
Złożył ofertę odpowiadającą wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
Przedłożył ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów przyjętych w niniejszym postępowaniu.
VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta musi zostać przygotowana zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku do Zapytania Ofertowego. Do oferty należy dołączyć także wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione w pkt V. niniejszego dokumentu:
1) Zaoferowaną cenę należy przedstawić w Formularzu oferty stanowiącym Załącznik Nr 1. Cena oferty musi zostać przedstawiona jako cena netto oraz brutto (netto + podatek VAT)
2) Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy i projekcie umowy, w tym także koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich.
3) Cena oferty jest ceną ryczałtową.
4) Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres obowiązywania umowy.
5) Ceny należy wyrazić w jednostkach pieniężnych tj. z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku.
6) Rozliczenia między Zleceniodawcą a Wykonawcą będą prowadzone w PLN.
7) Do oferty zaleca się załączyć: referencje Wykonawcy, listę wykonanych przez Wykonawcę projektów, CV osoby odpowiedzialnej za projekt ze strony Wykonawcy
VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 11.04.2009 do godz. 15.00 w formie elektronicznej na adres lub pisemnej w siedzibie firmy.
2. Oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania.
3. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zleceniodawca może żądać od Wykonawców wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
VIII. OCENA OFERT
1. W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę Zleceniodawca dokona
oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert.
Kryterium Waga (%)
Cena ofertowa 40 %
Termin realizacji 30%
Okres gwarancji i usuwania usterek 30%
2. Sposób oceny ofert:
Zleceniodawca dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt):
a) Punkty za kryterium „cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
( Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej ) x 40 = ilość punktów
b) Punkty za kryterium „Termin realizacji” – najszybciej wykonany projekt x 30 punktów
Każde kolejne 30 dni minus 5 punktów.
c) Punkty za kryterium „Okres gwarancji” – najdłuższy okres gwarancji x 30 punktów
( Okres gwarancji oferty badanej (m-cy) / Najdłuższy okres gwarancji (m-cy) ) x 30 = ilość punktów
3. Ilości punktów za poszczególne kryteria, przyznane przez poszczególnych członków komisji dokonującej oceny zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty.
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę.
VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zleceniodawca zawiadomi niezwłocznie wszystkie
podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie.
2. Jeżeli firma, której oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zleceniodawca
może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTY
1. Dane oferenta: ......................................................................................................................................
a) zarejestrowana nazwa przedsiębiorstwa : ...................................................................................
b) zarejestrowany adres przedsiębiorstwa: .....................................................................................
tel: ......................................................... fax: ....................................................................
Regon: ................................................... NIP: ...................................................................
Nr konta: ............................................................................................................................................
c) imię i nazwisko osoby/osób składających ofertę w imieniu dostawcy (wykonawcy) jest/są:
............................................................................................................................................................
2. Nawiązując do zapytania ofertowego składamy ofertę na temat:
......................................................................................................................................................................
3. Cena za wykonanie prac objętych zamówieniem:
..................................................................................... ...............................................................
Całkowita kwota końcowa wynagrodzenia brutto w tym stawka podatku VAT
Słownie: ....................................................................................................................................................
4. Terminy realizacji zamówienia i poszczególnych etapów systemu: .................................................................................................................
5. Okres gwarancji : .....................................................................................................................................
7. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od terminu składania ofert.
8. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz zobowiązujemy się do podpisania umowy w przypadku wyboru naszej oferty.
10. Oświadczamy, że wycena przedmiotu umowy uwzględnia wszystkie uwarunkowania związane z realizacją zamówienia i obejmuje cały zakres rzeczowy zamówienia – jest kompletna.
Załącznik nr 2
Zadanie polega na przygotowaniu platformy do składania zamówień.
Istotą projektu jest realizacja oprogramowani platformy B2B – integrująca procesy handlowe i automatyzująca zarządzanie przepływem informacji, rozwijająca sektor business to business.
Zadaniem zakupionego systemu będzie uproszczenie czynności związanych ze składaniem zamówień przez partnerów handlowych firmy Bratex. Kontrahenci korzystając z przyjaznego interfejsu użytkownika otrzymają możliwość przeglądania i edycji danych udostępnionych w systemie. Elementem koniecznym przy wdrożeniu systemu będzie także zakup urządzeń informatycznych – serwera obsługującego całość rozwiązań, który zapewni bezpieczny dostęp do aplikacji.
Założenia projektu w szczególności uwzględniają takie elementy jak:
• Zarządzanie procesem wytwarzania – aplikacja umożliwi wgląd w stan wykorzystania danego materiału, co pozwoli na precyzyjne informowanie klienta docelowego, na jakim etapie realizacji znajduje się jego zamówienie,
• Automatyczny Generator Wyceny – zaawansowane narzędzie służące do automatycznego szacowania materiału potrzebnego przy wykonywaniu pokrycia dachowego. Wprowadzając odpowiednie parametry system oblicza zapotrzebowanie na arkusze blachy. Planuje się zintegrowanie z wykorzystywanym dotychczas systemem RS Dachy oraz umożliwienie pobierania precyzyjnych danych podczas realizacji zamówienia.
• Bieżące sprawdzanie stanów magazynowych – firma współpracująca dostaje możliwość sprawdzenia dostępności towaru w każdym momencie. Dzięki takiemu rozwiązaniu może poinformować swoich klientów o czasie realizacji oraz ewentualnych przesunięciach czasowych.
• Na każdym etapie realizacji zamówienia istnieje możliwość sprawdzenia stanu finansowego – istnieje możliwość podglądu faktur, terminów płatności, sposobu płatności czasu, który pozostał na uregulowanie należności. Kontrola finansowa – dzięki narzędziom udostępnionych przez system pojawi się możliwość automatycznego wystawiania oraz przegląd dokumentów księgowych min. faktur VAT
• Zarządzanie procesami transportowymi - Automatyzacja planowania przesyłek transportowych – system zawiera funkcje, które usprawniają procesy logistyczne. Automatyzacja procesu wystawiania i nadawania wysyłek, z znacznym stopniu usprawnia proces rozwozu towaru. Charakter produktów oferowanych przez Bratex – w szczególności waga i rozmiary przesyłki – będą odpowiednio analizowane przez aplikację i po dokonaniu szczegółowej analizy zostanie dopasowany najbardziej odpowiedni środek transportu.
• Zarządzanie procesem składania zamówienia – składa się z logowania do systemu, złożeniu zamówienia, automatycznego przesyłu danych do serwera. Możliwość podglądu stanu zamówienia na każdym etapie realizacji – dodatkowa funkcjonalność usprawniająca procesy zarządzania, da możliwość automatycznego wysyłania powiadomień w momencie zakończenia realizacji.
• Automatyczne wydawanie kart gwarancyjnych – w tym procesie dzięki informacjom dostępnym w systemie zostaje wygenerowana karta gwarancyjna. W sposób automatyczny umieszczane są w niej informacje konieczne do jej wydania klientowi docelowemu.
• Proces obsługi reklamacji – system zdecydowanie przyśpiesza proces obsługi reklamacji. Poprzez analizę danych historycznych daje pogląd na którym etapie realizacji zamówienia produkt mógł ulec uszkodzeniu. Następnie usprawnia proces obsługi sprawy reklamacyjnej poprzez wgląd w dane systemowe.